Pemkot Denpasar Sosialisasi Perwali JRA dan Enkapsulasi, Jadi Pedoman Penyusutan Arsip dan Akuisisi Arsip Statis

Denpasar, Rabu  14  Agustus  2019

Pemkot Denpasar Sosialisasi Perwali JRA dan Enkapsulasi, Jadi Pedoman Penyusutan Arsip dan Akuisisi Arsip Statis

BALI, INDEX  –  Sebagai upaya untuk menyamakan persepsi dan pemahaman tentang pentingnya arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar bersama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar Sosialisasi Perwali tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan sosialisasi tentang enkapsulasi. Kegiatan yang diikuti oleh perwakilan OPD di lingkungan Pemkot Denpasar ini dibuka secara resmi Asisten III Sekda Kota Denpasar IGN Eddy Mulya mewakili Walikota Denpasar IB Rai Dharmawijaya Mantra, di Gedung Shanti Graha Denpasar Selasa (13/8/2019).

Dalam kesempatan tersebut Asisten I Eddy Mulya mengatakan, kegiatan ini memiliki arti yang sangat penting dan strategis dalam upaya mewujudkan agenda prioritas Pemkot Denpasar, disamping sebagai bagian dari upaya dalam mencapai opini wajar tanpa pengecualian. Ia mengaku kearsipan merupakan salah satu urusan wajib dalam penyelenggaraan pemerintah.

Pihaknya mengatakan, sosialisasi ini penting dilaksanakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan dan akuisisi arsip statis, setiap OPD dapat melaksanakan penyusutan arsip sesuai JRA dan melindungi fisik arsip agar terhindar dari kerusakan sehingga kandungan informasinya terjaga, pada unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Denpasar

“Oleh karena itu setiap penyelenggara administrasi wajib memahami bagaimana penyelenggaraan dan pengelolaan sebuah arsip yang baik dan benar,’’ kata Eddy Mulya.

Lebih lanjut Eddy Mulya mengatakan, arsip merupakan simpul pemersatu bangsa, roh sebuah organisasi dan bukti otentik dari sebuah rekaman kegiatan yang tidak terbantahkan.

“Melalui sebuah arsip kita akan mengetahui sejauh mana dan bagaimana sesuatu itu ada dan terjadi ,” ungkapnya.

Mengingat pentingnya hal tersebut, Pemkot Denpasar telah mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya penyelenggaraan urusan kearsipan ini, mulai dari pembinaan, bimbingan teknis sampai menerbitkan berbagai aturan teknik sampai menerbitkan berbagai aturan dan ketentuan terkait dengan kearsipan. Pemerintah daerah bersama DPRD telah melahirkan peraturan daerah nomor 14 tahun 2015 tentang penyelenggaraan kearsipan.

Eddy Mulya menambahkan, secara umum Pemkot belum memiliki tenaga fungsional asiparis namun itu tidak menghambat berkembangnya pemahaman kearsipan dan pengelolaannya karena di setiap OPD kita telah memiliki minimal satu orang tenaga pengelola kearsipan.

Pengelolaan arsip yang baik di Kota Denpasar mendapat apresiasi dari Direktur Preservasi ANRI Dr. Kandar, MAP. Dengan dilaksanakan kegiatan ini maka pengelolaan arsip di Pemkot Denpasar akan lebih baik lagi. Mengingat kegiatan dilaksanakan untuk menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Mada dalam kegiatan ini materi yang disampaikan adalah layanan restorasi arsip keluarga (Laraska) yakni pelayanan langsung menyentuh kepada masyarakat, khususnya yang terkait dengan perlindungan dan penyelamatan arsip keluarga dari kemungkinan rusak atau hilang. Dalam kegiatan ini pihaknya juga mensosialisasikan cara menjaga arsip sendiri dengan cara metode enkapsulasi.

Dilihat dari sisi hukum menurutnya pendataan rakyat bagi NKRI dengan menerapkan metode yang diberikan maka arsip-arsip penting yang dimiliki seperti akta kelahiran, KK, ijasah maupun sertifikat ketika ada bencana akan tetap bisa diselamatkan masyarakat pun akan merasa senang dan bahagia.

“Kesenangan itu dari sisi kesejahteraan akan terwujud sisi kebudayaan dan sisi hukumnya terselamatkan,’’ ujarnya.

Kadis Perpustakaan dan kearsipan Kota Denpasar I Putu Budiasa menambahkan, arsip itu sangat penting, sehingga perlu dilakukan upaya-upaya pencegahan hilangnya arsip. Oleh karena itu Pemkot Denpasar membuat peraturan perundang-undangan dalam rangka upaya pengelolaan arsip sebagaimana harusnya diatur.

Untuk melakukan pengamanan arsip perlu tenaga teknis yang melakukan itu. Untuk pengaman arsip salah satu langkah yang telah dilakukan Pemkot Denpasar melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar adalah sosialisasi enkapsulasi.

“Bahkan sosialisasi enkapsulasi ini juga disebarkan di sekolah-sekolah dengan bekerjasama dengan ANRI,” tutupnya.

(002)